REGULAMIN POBYTU I POLITYKA FIRMY

REGULAMIN POBYTU
1. Sea You Apartments oznacza przedsiębiorcę pod nazwą Sea You Apartments Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością z siedzibą w Sopocie ul. Armii Krajowej 116/3 81-824, numer KRS: 0000722010, NIP: 5851483308, REGON: 369635126 wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Gdańsku.
2. Kontakt z gościem będzie się odbywać w pierwszej kolejności drogą telefoniczną, drogą poczty elektronicznej, a w szczególnych wypadkach drogą pisemną na numery i adresy wskazane w umowie.
3. Gość zobowiązany jest do przestrzegania ciszy nocnej od godziny 22.00 do godziny 07.00 pod rygorem rozwiązania umowy najmu oraz odpowiedzialności karnej i karze grzywny.
4. Apartament służy jednie do pobytu osób w celach mieszkalnych. Zabronione jest w nim prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej lub zawodowej, magazynowanie i skład rzeczy, organizowanie w nim imprez, sesji fotograficznych itp. oraz spożywanie nadmiernej ilości alkoholu.
5. W apartamencie, jak i w całym budynku mieszkalnym obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu, świeczek lub innego źródła ognia, a także wprowadzania zwierząt pod rygorem uiszczenia opłaty dodatkowej w wysokości 500zł tytułem specjalistycznego czyszczenia Apartamentu
6. Za wszelkie uszkodzenia Apartamentu oraz elementów wspólnych budynku (klatka schodowa, windy, schody, ściany itp.), także wynikające z winy osób odwiedzających, Gość zostanie obciążony obowiązkiem zapłaty odpowiedniego odszkodowania.
7. Wszelkie zniszczenia bądź uszkodzenia zastane w Apartamencie lub które zostaną wyrządzone w okresie pobytu w Apartamencie, Gość ma obowiązek niezwłocznie zgłosić pracownikowi Sea You Apartments. Brak prawidłowego zgłoszenia może spowodować obciążenie Gościa kosztami naprawy niezależnie od przyczyn powstania szkody.
8. Gość zobowiązany jest każdorazowo zamykać drzwi wejściowe na zamek, zarówno podczas przebywania w Apartamencie, jak i podczas nieobecności. Do obowiązków Gościa należy również zamykanie okien przed opuszczeniem Apartamentu.
9. W przypadku zagubienia, utraty lub uszkodzenia przekazanych kluczy, gość zostanie obciążony dodatkową opłatą w wysokości 500zł.
10. Wszystkie osoby niezgłoszone od pobytu w chwili zawarcia umowy najmu mają obowiązek opuszczenia Apartamentu do godziny 22.00. Liczba osób nocujących nie może przekraczać liczby osób zadeklarowanej w momencie dokonywania rezerwacji pod rygorem rozwiązania umowy bez obowiązku zwrotu kwoty należności z tytułu pozostałego okresu rezerwacji.
11. Sea You Apartments nie ponosi odpowiedzialności za niedogodności powstałe podczas pobytu związane z: pracami budowlanymi lub wykończeniowymi jakie mogą być prowadzone na terenie obiektu, w którym usytuowany jest Apartament, jak i wokół niego; przerwaniem, z przyczyn niezależnych od Wynajmującego, dostawy mediów (m.in. prądu, wody, C.O.), immisjami (w szczególności hałasem) z nieruchomości sąsiednich.
12. W Apartamencie nie jest akceptowany pobyt zwierząt.
13. W Apartamencie obowiązuje segregacja odpadów zgodnie z instrukcjami umieszczonymi w Apartamencie, a niezastosowanie się do niej obwarowane jest opłatą dodatkową w wysokości 500zł.
14. Za nieuzasadnione użycie gaśnicy w Apartamencie Gość zostanie obciążony dodatkową opłatą za sprzątanie w wysokości 500zł.
15. Po zakończeniu pobytu Gość zobowiązany jest pozostawić Apartament w stanie w jakim został mu on wydany pod rygorem obciążenia dodatkowym kosztem sprzątania w wysokości 500zł.
16. Gość zobowiązany jest wydać lokal oraz klucze do Apartamentu do godz. 11.00 w dniu wyjazdu. W wyjątkowych przypadkach, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji przez Sea You Apartments, możliwy jest późniejszy wyjazd do godz. 13.00.
17. W przypadku braku zwrotu Apartamentu w wyznaczonym terminie Gość zostanie obciążony dodatkową opłatą za bezumowne używanie Apartamentu.

RULES AND REGULATIONS OF STAY
1. Sea You Apartments means a company under the trade name Sea You Apartments LTD with the registered office in Sopot, Armii Krajowej 116/3 street (post code: 81-824). National Court Registry number: 0000722010, VAT number: 5851483308.
2. Sea You Apartments will contact with the Guest in the first place by phone, per e-mail, in special circumstances in writing at the number and address provided in the Agreement.
3. The Guest must observe the obligatory night time from 10pm to 7am subject to the termination of the Rental Agreement and subject to criminal and financial liability.
4. The apartment must be only used for the stay of people for residential purposes. It is strongly prohibited to use it for any professional or business activities, for warehousing and storage, holding parties, organizing photo shoots etc. and excess alcohol consumption.
5. In the Apartment, as well as in the whole Apartment building, smoking cigarettes, candles or any other open flames is strongly prohibited, as well as bringing pets to the apartment under the penalty of additional charge of PLN 500 due to the special cleaning of the Apartment.
6. The Guest will be obliged to pay an appropriate compensation for any damages in the Apartment and in any common elements of the building (staircase, elevators, stairs, walls etc.). Guest is liable also for damages caused by the Guest’s visitors.
7. Should any damage be discovered in the Apartment caused either during or before the stay in the Apartment, the Guest must immediately report them to Sea You Apartments employee. Any failure to notify about the damage may result in charging the Guest with the repair cost, regardless of the cause of the damage.
8. The Guest is obliged each time to lock the entrance door (with the keys given to him/her) both while staying in or being out, as well as to close the windows before leaving the Apartment.
9. In the cause of any loss, damage or losing the keys given to the Guest, Guest will be charged with an additional fee of PLN 500.
10. Any persons who have not been reported for stay at the moment of signing the Lease Agreement must leave the Apartment by 10pm. The number of people staying in the Apartment must not exceed the number declared upon booking, subject to the termination of the Lease Agreement without any obligation to reimburse the amounts for the remaining booking period.
11. Sea You Apartments will not be liable for any inconvenience experienced during the stay concerning: construction or finishing works which can be executed within the premises where the Apartment is situated, as well as the area around it; interruptions in utility supply (including but not limited to electricity, water, central heating), and nuisance (especially by noise) from the adjacent properties.
12. Pets are not allowed to stay in the Apartment.
13. Waste segregation is required according to the instruction given in the apartment under the penalty of additional cost of PLN 500.
14. For unreasonable use of fire extinguisher the Guest will be charged with additional cleaning fee in the amount of PLN 500.
15. Once the stay is finished the Guest is required to leave the Apartment in the condition in which it was rented to him under the penalty of additional cost for cleaning in the amount of PLN 500.
16. The Guest will hand over the Apartment and the keys to the Apartment by 11am on the date of departure. In some exceptional circumstances, with prior acceptance of Sea You Apartments guest may leave apartment later than 11am but not later than 1pm.
17. In case of failure to return the Apartment within the specified time the Guest will be charged an additional fee for non-agreed use of the Apartment.

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH stosowana przez Sea You Apartments Sp. z o. o.

Gdańsk, 25 maja 2018r.

1. Postanowienia ogólne.

Niniejsza polityka ochrony danych osobowych stosowana jest w prowadzonej działalności gospodarczej „Sea You Apartments Sp. z o. o.” w celu zapewnienia ochrony przetwarzania danych osobowych w wersji papierowej oraz przy użyciu systemów informatycznych, w szczególności w celu realizacji zasad:
- dostępności – tj. zapewnienia, że dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione,
- poufności – tj. zapewnienia, że dane nie są udostępniane osobom nieupoważnionym,
- integralności – tj. zapewnienia, że dane są kompletne, nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany,
- rozliczalności – tj. udokumentowania, w jaki sposób przestrzegane są zasady ochrony danych osobowych.

 2. Definicje.

Administrator – podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, tj. Sea You Apartments Sp. z o. o., z siedzibą w Sopocie (81-824) przy ul. Armii Krajowej 116 lok. 3, KRS: 0000722010, NIP: 5851483308, REGON: 369635126.

Dane osobowe – oznaczają̨ informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą̨”).

System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń i programów, za pomocą których przetwarzane są dane osobowe 

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Naruszenie ochrony danych osobowych – oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Incydent – pojedyncze zdarzenie lub seria niepożądanych lub niespodziewanych zdarzeń związanych z bezpieczeństwem, które stwarzają prawdopodobieństwo naruszenia ochrony danych.

3. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych.

Administrator przetwarzając dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, odpowiada za zapewnienie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych wynikających z przepisów ochrony danych osobowych, w tym z ogólnego rozporządzenia RODO.

Z uwagi na brak przesłanek wynikających z postanowień art. 37 ogólnego rozporządzenia RODO, inspektor ochrony danych nie został powołany.

W przypadku wystąpienia ww. przesłanek, Administrator powoła inspektora ochrony danych.

4. Zasady przetwarzania danych osobowych.

Przetwarzaniu podlegają tylko takiego rodzaju dane osobowe i w takim zakresie, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania (zasada minimalizacji danych), tj. przy wykonywaniu działalności gospodarczej, polegającej na świadczeniu usług wynajmu / najmu nieruchomości.

W przypadku zebrania danych osobowych w zakresie większym niż wymaga tego cel przetwarzania, będą one niezwłocznie usuwane, a gdy jest to niemożliwe – poddawane anonimizacji.

Dane osobowe przetwarzane są przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne, biorąc pod uwagę charakter prowadzonej działalności gospodarczej.

Przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest z dopełnieniem obowiązku informacyjnego względem osób, których dane dotyczą oraz z zachowaniem ich praw, wynikających z przepisów ogólnego rozporządzenia RODO.

Wszelkie działania, związane z przetwarzaniem danych osobowych, od najwcześniejszego etapu ich planowania, oparte są na poszanowaniu prywatności osób, których dane dotyczą. Oznacza to, że zarówno projektując, jak też realizując czynności przetwarzania danych osobowych, Administrator ma na uwadze zasady ochrony danych osobowych.

Na żądanie osoby, dotyczące dostępu do jej danych osobowych, Administrator informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje o szczegółach przetwarzania zgodnie z art. 15 ogólnego rozporządzenia RODO, a także udziela dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.

Administrator na żądanie osoby, której dane dotyczą, dokonuje również sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia, chyba że uzupełnienie wykraczałoby poza cel przetwarzania danych. Administrator informuje o sprostowaniu, usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania każdego odbiorcę, któremu ujawniono wcześniej dane osobowe.

Admini­strator udziela odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki – najpóźniej w terminie miesiąca, a jeżeli nie zamierza spełnić takiego żądania – podaje tego przyczyny.

W celu realizacji zasady rozliczalności zgodności przetwarzania danych osobowych, Administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych osobowych.

W przypadkach, gdy przetwarzanie danych osobowych ma zostać wykonywane w imieniu Administratora przez podmiot zewnętrzny (w tym księgowość, hosting, firma informatyczna, serwis internetowy służący do rezerwacji zakwaterowania online), Administrator zawiera stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych.

W przypadku przetwarzania danych osobowych umieszczanych na witrynie internetowej Administratora, w celu spełnienia obowiązku informacyjnego, wprowadzono stosowną Klauzulę informacyjną.

Klauzula informacyjna zawiera również informacje o stosowaniu przez stronę internetową plików ‘cookies’.

5. Środki bezpieczeństwa stosowane podczas przetwarzania danych osobowych.

Dostęp do dokumentacji oraz systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, posiada jedynie Administrator.

W przypadku zatrudnienia pracowników lub podjęcia współpracy z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych, nadane zostaną stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz osoby te zostaną przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych oraz prawidłowego przetwarzania tych danych.

Podczas przetwarzania danych osobowych, Administrator dochowuje należytej staranności oraz stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby nie dopuścić do utraty dostępności do danych, uszkodzenia, zniszczenia (zasada dostępności), nieuprawnionej modyfikacji (zasada integralności), ani do udostępnienia osobom nieupoważnionych (zasada poufności).

Administrator stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych ustalone w ramach analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa.

Administrator jest odpowiedzialny za ochronę fizyczną dokumentów zawierających dane osobowe oraz sprzętu komputerowego, za pomocą którego przetwarza dane osobowe.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w Gdańsku przy ul. Czopowej 9 lok. 9, w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo.

Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, w którym wykorzystuje się dokumenty oraz sprzęt komputerowy przy użyciu których przetwarzane są dane osobowe, znajduje się w Gdańsku przy ul. Czopowej 9 lok. 9.

Wejście do lokalu zabezpieczone jest antywłamaniowymi drzwiami. Dokumenty zawierające dane osobowe przechowywane są w zamkniętej szafie. Dostęp do budynku zabezpieczony jest domofonem.

Administrator zapewnia, że osoby nieupoważnione nie mają dostępu do dokumentów oraz sprzętu informatycznego przy użyciu, którego przetwarzane są dane osobowe.

Przetwarzanie danych osobowych w wersji elektronicznej odbywa się jedynie na sprzęcie komputerowym, używanym przez Administratora do prowadzonej działalności gospodarczej.

Do sprzętu informatycznego zalicza się:
- komputer przenośny (zabezpieczony hasłem),
- telefon służbowy (zabezpieczony hasłem),
- przenośne nośniki danych (pendrive, dysk przenośny – zabezpieczone hasłem)
- drukarkę,
- router.

Przetwarzanie danych osobowych, w uzasadnionych sytuacjach, wykonywane jest również poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej.

Administrator zachowuje w tajemnicy dane, do których posiada dostęp, przed osobami nieuprawnionymi.

Dostęp do systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe rozpoczyna się po wprowadzeniu loginu oraz hasła autoryzującego, o minimalnej długości 8 znaków, zawierającego kombinację małych i dużych liter oraz cyfr lub znaków specjalnych

Hasła dostępu do systemów informatycznych zachowywane są w poufności.

Administrator korzysta ze skrzynki poczty elektronicznej zabezpieczonej hasłem, działającej w domenie Administratora.

Podczas przesyłania danych zawierających dane osobowe, Administrator dochowuje należytej staranności, aby dokumenty trafiły do właściwego odbiorcy.

Przesyłanie danych osobowych w formie elektronicznej, realizowane jest za pomocą bezpiecznego protokołu SSL, zapewniającego poufność i integralność transmisji danych w sieci Internet.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa, Administrator nie odbiera korespondencji z nieznanych źródeł oraz nie otwiera załączników z plikami samorozpakowującymi się.

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, odbywa się jedynie za pomocą niszczarki, niezwłocznie po ustaniu celu ich przetwarzania.

Dokumenty kopiowane bądź drukowane, zawierające dane osobowe, wyjmowane są z drukarki niezwłocznie po jej użyciu, aby osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu.

W przypadku używania dokumentów oraz sprzętu komputerowego poza miejscem prowadzenia działalności, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo dochowując należytej staranności przed zagubieniem, zniszczeniem, uszkodzeniem bądź kradzieżą.

Administrator przetwarzający dane osobowe nie korzysta z niezabezpieczonych sieci publicznych.

Dostęp do sieci bezprzewodowej zabezpieczony jest hasłem.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa przed utrata danych osobowych, Administrator sporządza kopie zapasowe na wirtualnym dysku, zabezpieczonym hasłem.

Do portów USB komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe, Administrator nie podłącza nośników niewiadomego pochodzenia.

Systemy operacyjne oraz stosowane programy antywirusowe, na bieżąco są uaktualniane.

Każde urządzenie użytkowane w systemie informatycznym, podlega rutynowym czynnościom konserwacyjnym oraz przeglądom, wykonywanym przez uprawnione osoby, na podstawie stosownych upoważnień bądź umów powierzenia przetwarzania danych.

W przypadku awarii urządzenia i konieczności oddania sprzętu do serwisu, nośniki magnetyczne zawierające dane osobowe są wymontowane i do czasu naprawy usterki przechowywane w miejscu o ograniczonym dostępie.

6. Zawiadamianie o naruszeniach.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator bez zbędnej zwłoki – w miarę̨ możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu, chyba że, jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu po upływie 72 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia.

W przypadku stwierdzenia wystąpienia incydentu związanego z naruszeniem zasad ochrony danych osobowych, Administrator podejmuje działania, mające na celu przywrócenie stanu zgodnego z prawem oraz prawidłowego działania systemu, a także podejmuje działania mające na celu uniemożliwieniu dalszego naruszenia ochrony danych osobowych.

Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować́ wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę̨, której dane dotyczą̨, o takim naruszeniu.

7. Postanowienia końcowe.

Niniejsza polityka ochrony danych osobowych podlega regularnemu przeglądowi w celu zapewnienia jej aktualności.

Załącznik do umowy wynajmu / najmu - Klauzula informacyjna RODO

1. Administratorem danych osobowych jest Sea You Apartments Sp. z o. o. z siedzibą w Sopocie (81-824) przy ul. Armii Krajowej 116 lok. 3, KRS: 0000722010, NIP: 5851483308, REGON: 369635126.
2. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy wynajmu / najmu nieruchomości, której stroną jest Pani/Pan.
3. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia zobowiązań podatkowych, wynikających z realizacji świadczonej usługi wynajmu / najmu nieruchomości, co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych.
4. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
6. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
7. Dane osobowe przekazywane są osobom / podmiotom gospodarczym będącym drugą stroną transakcji. Ponadto odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są podmioty przetwarzające dane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych (księgowość, firma hostingowa, serwisy internetowe służące do rezerwacji zakwaterowania online). Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom posiadającym prawnie uzasadniony interes do przetwarzania danych lub organom administracji publicznej, przy zachowaniu wymogów określonych obowiązującymi przepisami prawa, w tym wymogu poufności.
8. Podanie danych osobowych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy wynajmu / najmu nieruchomości. Niepodanie danych niesie za sobą konsekwencje niezrealizowania postanowień umowy.

REKLAMACJE

1. Gość ma możliwość do korzystania z prawa do reklamacji usługi świadczonej przez firmę Sea You Apartments Sp. z o.o. i dochodzenia roszczeń z tego tytułu.
2. Reklamacja powinna uwzględniać dane: imię i nazwisko Gościa, adres mail, numer telefonu, termin pobytu, nazwę Apartamentu, ewentualne zdjęcia oraz opis problemu/zdarzenia. Reklamacje można składać telefonicznie na numer +48 510 633 663 lub drogą mailową : biuro@seayou-apartments.pl
3. Czas jaki został przewidziany na rozpatrzenie reklamacji to 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Informacja o wyniku rozpatrzenia reklamacji zostanie udzielona mailowo na adres poczty, podany we wniosku reklamacyjnym.

Sea You Apartments Sp. z o. o. z siedzibą w Sopocie 
ul. Armii Krajowej 116 lok.3 81-824,
numer KRS: 0000722010, NIP: 5851483308, REGON: 369635126 
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Gdańsku